房地产开发企业档案管理制度

    5。2。1各部室设立兼职归档员，兼职归档员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料进行装订后，交档案室立卷归档。

    5。2。2移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

    5。2。3归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起

    5。2。4立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。

    5。2。5填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

    5。2。6立卷应以各部室形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

    5。2。7立卷应以部室为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

    5。2。8立卷应把上级文件与公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。

    5。2。9立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

    5。2。10文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

    5。2。11各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件，并保持其完好无损。

    5。2。12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

    6。档案的借阅

    6。1档案只供本公司利用，一般不外借。如情况特殊，须经公司总经理批准后方可查阅。

    6。2各部室工作人员可直接查非密级档案资料。公司重要文件和有密级的档案，经公司总经理批准后方可借阅。

    6。3档案借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借。

    6。4对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。

    6。5必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。

    6。6档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

    6。7借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

    7。档案保密要求

    7。1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

    7。2有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司总经理批准。

    7。4有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经公司总经理批准。

    7。5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

    7。6企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

    8。超期档案的销毁

    8。1对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报公司总经理批准后，按规定销毁。

    8。2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

    8。3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

    9。档案的保管档案保管工作应做到四不:

    不散(不使档案分散)，不乱(不使档案互相混乱)，不丢(档案不丢失不泄密)，不坏(不使档案遭到损坏)。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。